Problem Solving

Apa Sih Masalah itu..?Masalah adalah suatu pertanyaan yang diajukan untuk dicarikan penyelesaiannya. (Webster’s Revised Unabridged Dictionary).Masalah adalah keadaan kesulitan yang perlu dipecahkan. (Wordnet)

Definisi diatas memberikan dua sifat khas dari maslah yang penting dalam konteks ini :
– Mempunyai masalah itu pada dasarnya adalah suatu keadaan yang terganggu oleh kesulitan

atau status yang tidak diinginkan.- Masalah menggambarkan suatu tantangan yang menganjurkan penyelesaian untuk

membangun keadaan-keadaan yang lebih diinginkan.

Bagaimana Menyelesaikan suatu MasalahDibalik setiap masalah terdapat suatu sebab dari masalah tersebut karena itu, pada waktu mencoba memecahkan masalah, pertimbangkan pendidikan ini:

1.Kenali dulu penyebab (atau penyebab-penyebab) dari masalah.

2.Cari cara-cara untuk mengeliminasi / menghilangkan penyebab-penyebab tersebut dan
jaga agar tidak terjadi lagi.

Tergantung pada masalah yang ada, pendekatan dua langkah ini bisa kelihatan seolah-olah sederhana, memang kita mudah sekali meremehkan usaha yang diperlukan untuk mencari sebab-sebab suatu masalah. Tapi kalau Anda sudah menentukan sebab-sebab yang sebenarnya, menghilangkan sebab-seba itu jauh lebih mudah. Karena itu mengidentifikasi suatu masalah merupakan yang hal yang terpenting.

Penyebab-penyebab Masalah

Suatu masalah mungkin akibat dari banyak sebab, dengan tingkatan yang berbeda-beda. Artinya ada sebab-sebab yang mempengaruhi sebab-sebab lain yang kemudian menciptakan masalah yang tampak.
Penyebab-penyebab dapat dikelompokkan sebagai salah satu dari berikut ini:

– Symtomps / Gejala-gejala ; Mereka tidak anggap sebagai penyebab sesungguhnya, tapi
hanya sebagai tanda-tanda adanya suatu masalah.
– Penyebab-penyebab tingkat pertama ; Penyebab-penyebab yang langsung menimbulkan

suatu masalah.
– Penyebab-penyebab tingkat yang lebih tinggi ; Sebab-sebab yang menimbulkan
penyebab-penyebab tingkat pertama. Meskipun mereka tidak langsung mengakibatkan
suatu masalah, penyebab-penyebab seperti ini membentuk mata rantai dalam rangkaian
hubungan sebab-akibat yang menimbulkan suatu masalah.Carilah akar penyebabnya,Akar permasalahan adalah “The evil at the bottom” yang menggerakkan rangkaian sebab akibat yang menimbulkan permasalahan.

Hilangkan Akar Penyebab

Sejauh ini diskusi kita mengarah pada rekomendasi utama tentang mengeliminasi akar permasalahan yang sesungguhnya pendekatan-pendekatan lain mungkin bisa memberikan pembebasan / penyembuhan sementara, tapi tidak akan memberikan penyelesaian tuntas.

– Jika Anda hanya menyerang dan menghilangkan gejala-gejalanya, situasinya bisa memburuk.

Masalahnya masih tetap ada, tapi tidak ada lagi gejala-gejala yang mudah dilihat yang dapat

Anda monitor.
– Mengeliminasi penyebab-penyebab pertama atau yang lebih tinggi dapat meringankan
masalah secara sementara, tapi akar permasalahan akhirnya akan mencari jalan lain untuk

memanifestasikan diri dalam bentuk timbulnya masalah lain.Bila Anda sudah menghilangkan akar permasalahan, monitor gejala-gejalanya untuk memastikan bahwa permasalahan itu tidak akan terjadi lagi.

Langkah Penyelesaian Masalah

Isi atau tujuan dari tiap langkah dari proses pemecahan masalah adalah sbb:

– Akuilah bahwa ada masalah, jika Anda menganggap bahwa situasi itu normal, maka keadaan

tidak akan membaik.- Kemudian namailah masalah itu; semua orang terpengaruh oleh masalah tersebut harus
menyetujui definisi masalah itu.– Kemudian usahakan semaksimal mungkin untuk memahami sifat dasar dari permasalahan
karena itu akan membentuk dasar untuk memecahkan masalah itu dengan tuntas– Cari akar permasalahan

– Terakhir, monitor gejala-gejala yang mengisyaratkan adanya masalah itu untuk
memastikan keberhasilan pemecahan masalah.

Definisi Analisa Akar Masalah

Sejauh yang bisa tentukan tidak ada definisi yang bisa diterima umum tentang apa analisa akar permasalahan itu. Karena itu kami menawarkan definisi berikut, suatu definisi yang setidaknya mengkomunikasikan apa yang dimaksud oleh konsepnya.

“ Analisa akar permasalahan adalah suatu penyelidikan / pengusutan yang terstruktur yang bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab sesungguhnya dari suatu masalah, dan tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk mengeliminasi / menghilangkan”

Walau kedengarannya agak terus-terang, Anda akan segera melihat bahwa analisa akar permasalahan tidak dilaksanakan dengan menggunakan satu alat atau strategi tunggal, tapi dengan sejumlah alat yang sering dikombinasikan.

Analisa akar permasalahan adalah suatu istilah yang kolektif yang digunakan untuk menggambarkan berbagai pendekatan, alat serta teknik yang digunakan untuk membongkar sebab-sebab suatu masalah, sebagian pendekatan lebih diarahkan untuk mengidentifikasikan akar-akar permaslahan yang sesungguhnya daripada lain-lainnya.
Ada pendekatan yang lebih berupa teknik-teknik umum untuk pemecahan masalah, adalagi yang hanya menawarkan dukungan pada aktivitas inti dari analisa akar permasalahan. Ada alat-alat yang bercirikan pendekatan terstruktur, adapula yang lebih kreatif (dan serampangan / sembrono ).

Yang penting adalah bukan mempelajari dan menggunakan semua alat in, tapi lebih untuk mengenal alat-alat analisa akar permasalahan dan mengaplikasikan teknik-teknik atau alat yang sesuai untuk menangani suatu masalah tertentu.

Alat-alat Analisa Akar Masalah

Kita telah mengelompokkan beberapa alat analisa akar permasalahan sesuai dengan tujuan (dan dititik mana alat itu digunakan).
Untuk alasan-alasan berikut:

1.Ada sedemikian banyak alat sehingga perlu menjaga kejelasan selama presentasi alat- alat itu.
2.Meraka secara alami akan masuk ke kategori-kategori alat yang berfungsi untuk
tujuan-tujuan yang agak berbeda.

Kelompok-kelompok alat, sesuai dengan tujuannya adalah sbb:
PEMAHAMAN PERMASALAHAN

FLOWCHART :Chart / Grafik yang digunakan untuk ‘melakukan gambar’ tentang proses dunia.

Kejadian yang kritis : Pendekatan yang anggun digunakan untuk mengeksplorasi / menyelidiki isu-isu yang paling kritis dalam suatu situasi.

Grafik Laba-laba / Spider Chart : Sebuah grafik perbandingan untuk menandai sebuah masalah-masalah.

Matriks Penampilan : Digunakan untuk membantu menentukan pentingnya masalah-masalah atau sebab-sebab.

ASAL TIMBULNYA PENYEBAB DAN PENCAPAIAN MUFAKAT

Brainstorming. Suatu pendekatan resmi yang dapat digunakan selama analisa akar permasalahan bila dibutuhkan banyak ide.

Brainwriting. Sebenarnya merupakan sesi brainstorming tertulis.

Teknik kelompok nominal : Teknik yang digunakan untuk membantu sebuah kelompok dalam memprioritaskan berbagai alternatif – misalnya, sebab-sebab permasalahan.

Perbandingan berpasangan : Suatu teknik yang digunakan untuk mencapai mufakat dengan memperoleh partisipan atau peserta memilih antara dua alternatif yang dibandingkan.

PENGUMPULAN DATA PENYEBAB DAN MASALAH

Sampling/Contoh :
Digunakan untuk mengumpulkan data disuatu populasi yang besar dengan mengambil sedikit sample / contoh.

Survey :
Digunakan untuk mengumpulkan data tentang pendapat-pendapat dan sikap-sikap dari pelanggan , pegawai dll.

Check sheet :
Suatu pendekatan yang secara sistematis mengumpulkan data berdasarkan pada sheet (lembaran) yang sudah dibuat dulu yang digunakan selama periode pengumpulan data.

ANALISA PENYEBAB YANG MUNGKIN

Histogram :
Suatu diagram yang mudah digunakan yang membantu mengidentifikasi pola-pola atau anomali / kelainan-kelainan.

Pareto Chart :
Alat visual lain yang digunakan untuk memberi ilustrasi penyebab-penyebab dominan yang menimbulkan efek / pengaruh paling besar.

Scatter Chart :
Digunakan untuk memberi ilustrasi hubungan antara dua sebab atau variable-variable lain dalam situasi bermasalah.
Diagram hubungan (Relation’s Diagram) ;
Suatu alat yang digunakan untuk mengidentifikasi hubungan logis antara berbagai ide atau isu dalam suatu situasi yang rumit atau membingungkan .

Diagram Afinitas (tarik-menarik) :
Suatu pendekatan grafik (chart approach) yang membantu mengidentifikasi ide-ide, sebab-sebab atau konsep-konsep yang kelihatannya tidak berkaitan sehingga mereka semua bisa dieksplorasi / ditinjau lebih lanjut.

ANALISA SEBAB-AKIBAT

Cause and effect chart
Suatu alat yang mudah diaplikasikan / digunakan untuk menganalisa sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah.

Matrix Diagram
Suatu teknik visual untuk mengatur potongan-potongan informasi sesuai dengan aspek-aspek tertentu.

Five whys (Lima Mengapa)
Suatu pendekatan yang digunakan untuk menyelidiki lebih mendalam tentang hubungan-hubungan sebab (causal relationships)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: